Wie gelingen berufliche Fernbeziehungen?

Ob beruflich oder privat, eine stabile und erfolgreiche Beziehung basiert darauf, dass wir uns auf den anderen verlassen und ihm vertrauen können. Das gilt besonders für Fernbeziehungen! Sie als Führungskraft und auch Ihre Teammitglieder untereinander führen bei räumlicher Distanz eine Art Fernbeziehung auf beruflicher Ebene.

Vertrauen ist die Basis in Beziehungen, kann allerdings nicht einfach angeordnet werden. Vertrauen entsteht durch Erfahrung. Sie selbst können den ersten Schritt machen und Vertrauensvorschuss geben, was an sich schon eine vertrauensfördernde Maßnahme ist. Es ist vergleichbar mit einem Sparkonto. Sie müssen zuerst etwas einzahlen, damit Sie Zinsen bekommen und vor allem auch beheben können. Im Grunde gelten in privaten wie auch beruflichen Fernbeziehungen die gleichen Regeln.

Persönliche Begegnungen – face to face

Ermöglichen Sie sich und Ihren Teammitgliedern zu Beginn eine Kick-Off-Veranstaltung und zumindest 1x pro Jahr ein persönliches Zusammentreffen. Es geht dabei darum, sich untereinander auf persönlicher Ebene besser kennenzulernen und die Beziehung zu pflegen. Wir Menschen können viel leichter Vertrauen zu jemandem aufbauen, den wir bereits persönlich kennengelernt haben. Das ist natürlich virtuell auch möglich, hat aber nicht die gleiche Qualität. In einem ein- bis zweitägigen Präsenztreffen ist Zeit, um sich Persönliches und Privates zu erzählen und man entdeckt beim einen oder anderen wahrscheinlich sogar Gemeinsamkeiten. Sie erkennen Stärken der anderen, sehen das Verhalten und nehmen die Wirkung der andern auf sich selbst wahr. Dadurch und durch gezielte geplante Maßnahmen zur Stärkung des WIR-Gefühls im Team kann Vertrauen untereinander aufgebaut werden. Es fällt in weiterer Folge über die Distanz hinweg auch leichter zu vertrauen. Die Kommunikation über die technischen Medien funktioniert erfahrungsgemäß auch viel besser. Konflikte lassen sich leichter klären oder kommen gar nicht so schnell zustande. Im Zweifelsfall geht man eher mal davon aus, dass es sich um ein Missverständnis handelt und keine Böswilligkeit.

Integrität – walking the talk!

Vermitteln Sie Ihrem Team klar, was Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig ist, was es von Ihnen als Führungskraft erwarten kann und was nicht. Das Wesentliche dabei ist, dass Sie selbst zu Ihren Aussagen stehen und auch danach handeln. Seien Sie selbst auch ehrlich bei eigenen Fehlern. Vermitteln Sie mit all dem, dass man sich auf Sie verlassen kann! Fördern Sie diese Haltung auch unter Ihren Teammitgliedern. Dies gelingt über Vereinbarungen, Gespräche darüber in Meetings oder bei Nichteinhalten von Vereinbarungen sowie bilateralen Gesprächen mit MitarbeiterInnen. Ihre tägliche Konsequenz im Vorleben ist hier ein wichtiger Schlüssel.

Interesse am Wohlergehen des anderen – showing concern!

Persönliche Anerkennung ist den meisten Menschen sehr wichtig. Eine Form der Anerkennung ist es, wenn man sich für uns interessiert. Nutzen Sie dabei auch persönliche Informationen und solche, die Sie in Gesprächen mit Ihren MitarbeiterInnen erhalten. Hier ein paar hilfreiche Beispiele: Machen Sie virtuelle Geburtstagsfeiern. Erkundigen Sie sich, wie der Urlaub war. Fragen Sie nach dem Genesungszustand der PartnerIn/der Kinder. Interessieren Sie sich dafür, wie es jedem einzelnen Teammitglied geht. Nur dann wird es auch authentisch beim Gegenüber ankommen. Erkundigen Sie sich hin und wieder, ob jemand etwas braucht und sorgen Sie dafür, dass die notwendigen Rahmenbedingungen für gute Performance soweit wie möglich gegeben sind. Die Bedürfnisse jedes einzelnen werden dabei individuell unterschiedlich sein. Das ist auch manchmal die Herausforderung beim Führen und Vertrauensaufbau über räumliche Distanz. Es bedarf mehr Zeit und auch persönlichen Einsatz.

Vertrauensfördernder Kommunikationsstil – understanding each other

Beim Kommunizieren über Distanzen hinweg ist es hilfreich, auf bildhafte, beschreibende Formulierungen zu achten. Es ist auch wichtig, eine „gemeinsame Sprache“ und somit ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Ich habe es in Teamentwicklungen selbst immer wieder erlebt, dass Teammitglieder in handlungsorientierten Aufgaben die gleichen Abkürzungen verwendeten und erst nach einiger Zeit erkannt haben, dass sie von unterschiedlichen Dingen sprechen. In der Übung ist das nicht so schlimm, in Projekten kann dies zu Misstrauen führen und nebenbei auch Zeitverlust und hohe Kosten verursachen. Achten Sie in Gesprächen bewusst auf eine lösungsorientierte Grundhaltung. Fühlt sich jemand häufiger missverstanden oder angegriffen, kann dies auch zu Misstrauen auf beiden Seiten führen.

Vereinbarungen – Spielregeln der Zusammenarbeit

Vereinbarungen geben Sicherheit und helfen auch beim Aufbau von Vertrauen ineinander. Für ein Commitment ist es wichtig, dass alle gemeinsam die Regeln erarbeiten. Das Kick-Off oder ein Präsenzmeeting sind dafür sehr gute Gelegenheiten. Solche „Spiel“-Regeln können beispielsweise Folgendes enthalten:

• Wann, zu welchem Zweck, wie oft und wie finden virtuelle Meetings statt?
• Wie trifft das Team Entscheidungen?
• Wie geben wir einander Feedback? (vertikal und horizontal)
• In welcher Zeit sollen Mails beantwortet sein? (12 Std., 24 Std., …)
• Zu welcher Zeit und in welcher Zeitzone finden Meetings statt (Fairness bei unterschiedlichen Zeitzonen beachten!)
• Wie wird mit Fehlern umgegangen?
• Wie agieren wir bei Konflikten?
• Wie gehen wir mit „Regelverstößen“ um?
• Wie wird der Spaß in der Arbeit sichergestellt (z.B. Erfolge, Geburtstage, Projektabschlüsse, etc. feiern)