Effizientes Projektmanagement statt PowerPoint-Karaoke

Projekte sind in der Regel interdisziplinär besetzt. Die Vielzahl der Fachkenntnisse ist notwendig, um neue und risikoreiche Vorhaben mit der erforderlichen Expertise erfolgreich zum Ziel zu führen. Genau diese spezielle Qualität von Projektteams schafft aber auch Herausforderungen an die Projektleitung. Leadership ist gefordert.

Sie brauchen soziale Kompetenz und Werkzeuge, um Teammitglieder ins Boot zu bekommen und ihre Motivation zu fördern, Konflikte zu klären und die Motivation auch unter Druck zu unterstützen. Fast immer gilt „Viel Agenda – wenig Zeit“, weswegen auch Moderations-Know-how für Meetings essenziell ist.

Kick-off, Start-Workshop, Controlling Jour fixe – wesentliche Formate entlang des Project Life Cycles

In der Projektstartphase gilt es, die schon erstellten Pläne für Leistung, Termine, Kosten zu sichten und zu schärfen. Zu kurz kommt meist das Teambuilding und Big Picture. Fragen Sie die Projektteammitglieder unbedingt nach Ihren Hoffnungen und Befürchtungen. Manche wurzeln in Infomangel, manche in früheren schlechten Projekterfahrungen. Nur, wer Bedenken kennt, kann darauf reagieren. Werkzeuge wie der Circle of Influence, zu Deutsch die „Einflußzwiebel“ können Sie nutzen, um gestaltbare, beeinflussbare und schon entschiedene, unumstößlichen Themen zu sammeln und zu sortieren. Das sorgt für Klarheit. Die Diskussion kann sich auf das konzentrieren, was im Einfluss der Projektleitung und ihres Teams liegt. Es können Absprachen und Vereinbarungen getroffen werden, die Befürchtungen abfangen. So schaffen Sie ein gemeinsames bzw. kompatibles Verständnis der Ziele für alle Beteiligten!

Aus Spielregeln liebevoll gepflegte Rituale machen

8 von 10 Befragte in meinen Seminaren antworten auf die Frage nach Spielregeln: „Ja – haben wir mal irgendwann vereinbart…“ Und werden sie auch eingehalten? Betretenes Schweigen. Nur, wenn die Regeln gemeinsam ausgehandelt, eingeübt und sanktioniert werden, lässt sich das ändern. Agenda und Einladung sind z.B. nur die Mindestvoraussetzung für effektive Meetings. Priorisierung und konsequentes time boxing, Redezeitregeln u.ä. helfen. Für bzw. „gegen“ Vielredende, Abschweifende, Unterbrechende und Dauernörgelnde gibt es wirksame Tipps und Tricks – sie werden im Seminar ausprobiert und eingeübt. Transparente Vertretungsregeln, Frühwarnsysteme für Terminüberschreitungen u.v.m. erhöhen die Chancen für den Projekterfolg erheblich.

Die knappe, wertvolle Meetingzeit für die wirklich wichtigen Themen verwenden – Probleme, Konflikte – und die Stimmung im Projekt

Viele Jahre dienten Projekt Jour fixes als Live-Controlling. PowerPoint-Karaoke über Fortschritte und Verzögerungen dominierten die Meetings. In Zeiten des Cloud-basierten, digitalen Projektmanagements und weit entwickelter virtueller Zusammenarbeit ist es nicht mehr nötig, dafür wertvolle Meetingzeit zu verschwenden. Nutzen Sie diese, um Konflikte zu klären, Lösungsvorschläge für Probleme zu suchen und diese im anwesenden Kernteam zu diskutieren.

Die Stimmung lässt sich mit Skalen-Abfragen, Spinnen Diagrammen, Word Clouds u.v.m. in kürzester Zeit abfragen. Wenn Sie die Stimmung und Arbeitsfähigkeit regelmäßig monitoren, können sie den Ursachen für mangelnde Motivation oder drohende Konflikte erkennen, lange bevor diese die Zusammenarbeit lähmen.

Entscheidungen treffen, die mitgetragen werden

Die unterschiedlichen Hintergründe ihrer Teammitglieder sind in ihrer Vielfalt das größte Asset von Projekten. Sie führen aber auch oft zu Interessenskonflikten: Technik, Sales, Marketing, HR – wer setzt sich durch? Alle wollen das Optimum für das Projekt – und argumentieren für das, was sie aus ihrer jeweiligen Warte für das Beste halten. Um aus solchen Lagerdiskussionen wieder herauszukommen, hilft „systemisches Konsensieren“. Dabei wird der Widerstand gegen Lösungsvorschläge mit Punktevergabe zwischen 0 (= gar kein Widerstand) bis 10 („mein persönliches No-Go“) gemessen. Dieser Abstimmungsmodus erbringt den größten gemeinsamen Nenner. Statt 5:3 Mehrheitsentscheidungen, bei denen womöglich die drei Überstimmten die Lösung torpedieren. Auf diese Art „konsensierte“ Entscheidungen sind tragfähig.

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