Endlich mehr Zeit!

Selbstmanagement und Selbstorganisation, sinnvolle Delegation und aktive Zeitgestaltung sind zentrale Themen, wenn es wieder einmal heiß hergeht im Büro. Häufig scheitert die Umsetzung von bekannten Tools vom Pareto- oder Eisenhower-Prinzip über die 4 Quadranten von Covey bis zur „Stillen Stunde“ oder zum richtigen Umgang mit Störungen und E-Mails an der Unternehmenskultur oder an der notwendigen Unterstützung der Führungskräfte. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran – leben Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor, was gutes Selbst- und Zeitmanagement bringt!

Das Zeit-Dilemma

Sie fühlen sich ständig gestresst und unter Zeitdruck? Sie haben am Ende des Tages das Gefühl, dass Sie ständig gearbeitet, aber nichts erledigt haben? Und Sie denken immer öfter: „Ich habe keine Zeit“ – dieser Satz ist immer falsch! Wir alle haben 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Die Frage ist, wie wir sie nutzen, womit wir sie füllen, wofür wir uns Zeit nehmen – und wofür nicht. Oft ist es die Zeit für Erholung, Gesundheit, Familie, Freunde/-innen, die dem Stress und der Überlastung zum Opfer fällt … das ist kontraproduktiv! Denn nur wer den Ausgleich hat, ausreichend Erholungs- und Regenerationsphasen, kann wieder mit frischer Energie und Elan an die Arbeit gehen.

Stolperstein: fehlende Delegation

Ein ungeplantes dringendes Gespräch in der Früh, und schon ist der Rest des Tages chaotisch. Liegengebliebenes vom Vortag wartet auf Bearbeitung, das Meeting muss auf Nachmittag verlegt werden. Delegiert wird per Zuruf zwischendurch – und man wundert sich dann, dass die Dinge nicht so erledigt wurden, wie man sich das vorstellt. Ja wie denn auch, wenn nicht korrekt delegiert wurde! Und in der Folge müssen Sie korrigierend nacharbeiten, ärgern sich, bleiben länger im Büro und kommen wieder zu spät zum Sport, zu einem Treffen mit Freunden oder um die Kinder niederzulegen …

Selbstmanagement heißt das Zauberwort

Manche nennen es einfach schlechtes Zeitmanagement – aber können wir Zeit managen? Nein, auch wenn seit 40 Jahren, seit der Erfindung des Time-Managers, alle entsprechenden Tools und Seminare so heißen. Zeit lässt sich nicht managen. Die vergeht immer gleich schnell. Selbstmanagement heißt das Zauberwort. Wann mache ich was? Was kann ich delegieren? Klare Ziele und Prioritäten sind die Voraussetzung für hohe Lebensqualität und Erfolg. Wir haben sehr großen Einfluss darauf, wie wir mit der uns zur Verfügung stehenden Zeit umgehen. Natürlich braucht Selbst- und Aufgabenmanagement sowie Planung der Prioritäten auch Zeit. Wer ein erfolgreiches Zeitmanagement in sein (Arbeits-)Leben integrieren möchte, muss daher zunächst Zeit investieren, um schlussendlich unterm Strich mehr Zeit zu gewinnen. Zeitmanagement dient dazu, die vorhandene Menge an Aufgaben so optimal zu managen, dass am Ende mehr Zeit für das wirklich Wichtige bleibt – was auch immer Sie als „wichtig“ definieren! Das können bestimmte Aufgaben sein, aber auch Quality Time für die Familie oder die eigene Erholung und Regeneration. Die Investition zahlt sich aus! Und als Führungskraft sind Sie Vorbild und Multiplikator/-in.

Die Lösung: richtig delegieren!

Beim Zeitmanagement für Führungskräfte geht es nicht nur darum, die eigenen Ziele zu definieren, danach Prioritäten zu setzen und in der Folge die entsprechend notwendigen Tätigkeiten und Aufgaben einzuteilen, sondern auch darum, so viele Aufgaben wie möglich zu delegieren. Richtiges Delegieren ist eine Voraussetzung dafür, dass die Dinge dann auch so erledigt werden, wie Sie sich das erwarten.

Delegieren Sie immer nach dem Frageschema der „Detektiv-Fragen“:

• Was ist zu tun?
• Wer kann/darf/soll/muss das erledigen?
• Wann? Bis wann?
• Wo?
• Wie – auf welche Art und Weise?
• Warum, wofür, mit welchem Ziel, zu welchem Zweck?

Damit ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Arbeit so zurückbekommen, wie Sie es sich vorstellen, sehr hoch und Sie spielen sich frei für das wirklich Wichtige! Denn wenn Sie als Führungskraft lernen, besser mit Ihrer Zeit umzugehen, hilft das auch Ihrem Unternehmen!