Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement: Wie Sie es schaffen, im Büro auch digital gut organisiert zu sein, und mit etwas Zeitinvestition dabei noch Zeit einsparen, erfahren Sie vom Trainer- und Beraterteam Petra Handle und Pyt Haas.
Was verstehen Sie unter „gut organisiert“ und was bringen Menschen mit, die in die Kategorie „gut organisiert“ fallen?
Gute Organisation ist kein Ergebnis von spontanen Handlungen und Zufällen, sondern von einer optimalen Planung. Weil es bisher (noch) keine Normen für Office-Management gibt, glauben viele, sich so zu organisieren, wie es der Alltag vorgibt. Doch dann werden wir von anderen organisiert. Gut organisierte Menschen bringen 2 Faktoren mit: das Wollen zum Selbstmanagement und das aktive Handeln.
Was sagen Sie zur Multitasking-Fähigkeit? Was geht, was geht nicht?
Eine Studie der Universität Utah (2013) besagt, dass Multitasker die Qualität ihrer Tätigkeit schmälern: Ihre Leistungsfähigkeit sank um mindestens 40%. Gleichzeitig erhöhten sich die Stress-Werte der Untersuchten sowie die Fehlerquote. Also, es geht schon irgendwie. Aber können wir dann von professioneller Büroarbeit sprechen? Wohl kaum!
Wie und woran merkt man überhaupt, dass man den Büroalltag auch digital noch optimieren kann?
Handle: Viele berichten zu Beginn der Beratung von langen Such- und Abstimmungsprozessen. Haas: Digital ernte ich oft Erstaunen von Teilnehmern/-innen, wenn die zahlreichen Möglichkeiten aufgezeigt werden und sie sagen: „Warum hat uns das nicht schon früher wer (z. B. in der Schule) gezeigt?“
Gibt es da einen gängigen Fehler bzw. einen Tipp, wie man diesen korrigiert?
Der größte Einwand, den wir bei Optimierungsvorhaben hören, ist, „dazu habe ich keine Zeit“! Wenn wir in einem kurzen Experiment im Training veranschaulichen, wie der Faktor Zeit sich auf die Suche von Informationen oder deren Strukturierung auswirkt, denken viele dann anders darüber.
Ist das der Weg, von bereits eingelernten Dingen wieder hin zu Neuem zu gelangen?
Exakt! Erst wenn ich weiß, was ich tue, kann ich tun, was ich will! Dieses Zitat von Dr. Feldenkrais hat etwas Wahres: Wir beobachten bei Restrukturierungsmaßnahmen, dass sich viele nicht bewusst sind, wie uneffektiv sie arbeiten, und erst durch die Analyse ergibt sich der Blick auf neue Möglichkeiten.
Das A – Z zum gut organisierten Arbeitsplatz
Alles, was uns entspricht, geht einfach von der Hand! Wissen Sie, welcher Arbeitstyp Sie sind? Wenn Sie analysiert haben, was für Sie typisch ist, z.B. ob Sie in Ihrer Arbeitsweise Rechts- oder Linkshirner/-in, Sprinter/-in oder Langstreckenläufer/-in sind, werden Sie Ihren Arbeitsplatz auch typgemäß einrichten und sich damit immer besser organisieren. Machen Sie es sich so einfach, dass Sie es einfach machen müssen!
Bilder statt Worte! Wenn Sie in die digitale Welt schauen, drücken Symbole und Bilder viele Informationen aus. Warum nicht mehr auch damit im Büro arbeiten? Organisieren Sie sich und andere, indem Sie z.B. in Checklisten und Arbeitsanweisungen den Weg mit Bildern statt in Langtext beschreiben (Screenshots, Fotos). Damit arbeiten Sie nicht nur gehirngerecht, sondern auch zeitsparend.
Stellen Sie sich vor, ein Modefilialist wirft seine Kleidung einfach so ins Lager! Wie kann dann eine Bestellung rasch und zeitgerecht erfolgen? Gar nicht! Unsere „Ware“ im Büro sind Informationen: Sortieren Sie Ihre Informationen (Dokumentenmanagement) nach einheitlich festgelegten Merkmalen – sowohl physisch wie auch digital. Ob dies nun prozessbezogen oder alphabethisch ist – es gibt hier viele Möglichkeiten und in jedem Büro geht diese Optimierung nur über die Analyse!
Selbstmanagement – das wird niemand für Sie tun! Nur wer sich selbst managt, kann auch andere managen. Und weil das Wort managen vom lateinischen „manus“ – Hand abstammt, sollte man auch zuerst in der kleinsten Einheit eines Büros – dem eigenen Arbeitsplatz – beginnen, bevor man eine große Bürooptimierung angeht.
Zeitmanagement war gestern – Zielmanagement ist heute! Wer sich Ziele am Arbeitsplatz setzt, arbeitet nicht nur zeit- und ressourcensparend, sondern kann auch nein sagen: Es wird aufgezeigt, was momentan das Ziel ist, dieses als Argument hergenommen, und sinnstiftendes Tun gibt Motivation. Voraussetzung ist die SMART-Formel (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminisiert).
Petra Handle, MSc, und Pyt Haas, Trainer/-in, Coach, Berater/-in für BüroOPTImierungen ® und Fachbuchautor/-in. Sie sind unter der Dachmarke professional office österreichweit tätig.
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