Erfolgsfaktoren für’s Führen auf Distanz

Viele von Ihnen arbeiten wahrscheinlich schon seit einer gewissen Zeit zu Hause. Neben der Selbstorganisation im Homeoffice kommt die Aufgabe hinzu, mit Ihrem Team gut in Kontakt zu sein, die Stimmung und Motivation hochzuhalten und den Zusammenhalt im Team zu stärken.

Das Fundament beim Führen auf Distanz ist die Beziehung. Kommunikation und eine Haltung des Vertrauens sind die tragenden Mauern. Fünf weitere Aspekte, die zum Gelingen der Zusammenarbeit in Ihrem virtuellen Arbeitsraum beitragen können, sind:

• Vereinbarungen treffen
• Rollen- und Aufgabenklarheit
• Lob und Anerkennung
• Distanz und Isolation überwinden
• Vertrauen und Interesse

Vereinbarungen zur Zusammenarbeit

Vereinbarungen, ich nenne sie auch gerne „Spielregeln“, geben Sicherheit. Diese Spielregeln beziehen sich auf unterschiedlichste Aufgaben. Zum Beispiel:

• Wann und in welchen Zeitabständen Sie sich virtuell treffen
• Welche Regeln Sie in virtuellen Meetings brauchen
• Welche Kommunikationskanäle Sie wofür benutzen (Mail, Telefon, Video-Calls, Shared Documents, …)
• In welchem Zeitraum Sie E-Mails und Anrufe beantwortet haben wollen
• Wie und von wem welche Entscheidungen getroffen werden können
• Wie man sich in dieser Zeit Unterstützung holen kann
• Wie mit vertraulichen Informationen umgegangen wird
• Wie Sie den Spaß miteinander sicherstellen und Erfolge feiern wollen

Rollen- und Aufgabenklarheit

Stellen Sie miteinander klar, wer welche Aufgaben und Rollen übernimmt. Bei virtueller Zusammenarbeit und speziell in Krisenzeiten, wo sich täglich etwas verändern kann, ist es wichtig, dass jeder ganz klar weiß, was von wem bis wann und eventuell auch in welcher Qualität zu erledigen ist. Machen Sie gegebenenfalls am Ende von Video-Meetings eine Rückkoppelungsschleife. Jeder formuliert in eigenen Worten, welches To-do er/sie mitnimmt. Klären Sie Erwartungen aneinander – fachlich und für die Zusammenarbeit.

Geben Sie als Führungskraft auch Verantwortung ab, wo es möglich ist. Vereinbaren Sie Entscheidungspouvoirs, um die Entscheidungswege so kurz wie möglich zu halten, sofern notwendig. Sie halten sich dadurch Ressourcen für Beziehungspflege und Koordinationsaufgaben frei.

Lob und Anerkennung

Gerade jetzt, wo bei manchen vielleicht die Nerven etwas blank liegen, ist es gut, auch anerkennende Worte zu hören. Sprechen Sie hin und wieder für den Einsatz, die Leistung, das Durchhaltevermögen anerkennende Worte aus. Auch Zuspruch, wenn neben den elterlichen Aufgaben, die in diesen Tagen mehr als herausfordernd sein können, auch die beruflichen Aufgaben erledigt werden müssen. Zeigen Sie Interesse am Einzelnen, auch das ist eine Form der Anerkennung. Ein Danke, ein Daumen-hoch-Emoji in einer Textnachricht oder ein Telefonat, in dem Sie nachfragen, wie es persönlich geht und manchmal nur zuhören, sind auch Zeichen der Wertschätzung. „A small gesture goes a long way.“

Distanz und Isolation überwinden

Regelmäßiger vereinbarter Kontakt zu Ihren MitarbeiterInnen fördert auch das Vertrauen und gibt das Gefühl, nicht alleine zu sein. Beginnen Sie die virtuellen Meetings mit einem „Social Check-in“, bei dem jeder kurz sagen kann, wie es ihr/ihm geht und was gerade neben der Arbeit läuft.

Ersetzen Sie die sozialen Kontakte und Gespräche in der Kaffeeküche durch virtuelle „Coffee Breaks“. Vereinbaren Sie 1-2 x wöchentlich einen virtuellen „Kaffeeklatsch“ zum Zweck des informellen Austausches. Öffnen Sie einen Chat-Kanal für das Team, in dem sie zwischendurch Privates austauschen können.

Vertrauen und Interesse

Sie benötigen eine vertrauensvolle Einstellung, wenn Sie virtuelle Teams führen. Nicht die Anzahl der geleisteten Stunden, sondern das Ergebnis am Ende des Tages zählt. Bringen Sie Vorschussvertrauen mit und vermitteln Sie als Führungskraft Ihrem Team klar, was Ihnen in der Zusammenarbeit wichtig ist, was es von Ihnen als Führungskraft erwarten kann und was nicht. Wesentlich ist, dass Sie selbst zu Ihren Aussagen stehen und danach handeln. Seien Sie selbst auch ehrlich bei eigenen Fehlern. Vermitteln Sie durch Ihre Taten, dass man sich auf Sie verlassen kann. Fördern Sie diese Haltung auch unter Ihren Teammitgliedern. Halten Sie sich selbst an die vereinbarten Spielregeln. Ihre tägliche Konsequenz im Vorleben ist hier ein besonders wichtiger Schlüssel.

Führen Sie hin und wieder bewusst Einzelgespräche ohne fachliche Themen. Je besser Sie jede/jeden MitarbeiterIn kennen, desto besser können Sie je nach Charakter abschätzen, wie hoch der Bedarf für persönliche Gespräche ist und wie regelmäßig Sie diese führen. Nicht immer wollen Ihre MitarbeiterInnen vor KollegInnen im Meeting zugeben, dass sie etwas nicht schaffen oder Unterstützung brauchen würden. Diese persönlichen Gespräche fördern auch das Vertrauen in Sie.

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