Office Management im Wandel

Gastautorin Brigitte Sommer verrät, wie sich das Profil von Mitarbeiter:innen im Office Management im Laufe der Zeit gewandelt hat und welche Skills man heutzutage für eine erfolgreiche Karriere in diesem Bereich mitbringen sollte.

„Fräulein Müller, bitte zum Diktat!“ So hätte eine der üblichen Arbeitsaufforderungen in früherer Zeit gelautet, als noch von der sprichwörtlich „klassischen Sekretärin“ die Rede war. In den vergangenen Jahren hat das Berufsbild der Sekretärin jedoch einen enormen Wandel erlebt, der vor allem auf die Globalisierung der Wirtschaft und die Digitalisierung in Unternehmen zurückzuführen ist. Somit hat sich auch das Profil von Mitarbeitern:innen im Office Management komplett verändert: Von einem quantitativ tätigkeitsorientierten Aufgabenbereich hin zu einem qualitativ, zielorientierten Arbeitsspektrum. Heute wird diese Position, die eine zentrale Funktion in der Organisation und Kommunikation eines Unternehmens einnimmt, häufig als Office Assistent:in oder Office Manager:in bezeichnet. Das Office Management zählt damit zu den unverzichtbaren Schlüsselfunktionen eines erfolgreichen Unternehmens.

Neue Zeiten brauchen neue Impulse

Welchen Herausforderungen muss sich die/der moderne Office Manager:in aktuell stellen? Keine Frage – die Arbeitswelt ändert sich rasend schnell, auch im Office Bereich. Zunehmend kommen laufend neue, vielfältige und verantwortungsvolle Managementaufgaben hinzu, die von hoch qualifizierten und top ausgebildeten Fachkräften zu erledigen sind.

Die fachlichen Kompetenzen umfassen mittlerweile die professionelle Anwendung von innovativen IT-Tools, zusätzlich Themen wie Projektmanagement, Prozess- und Qualitätsmanagement etc. aber auch Kenntnisse in Fremdsprachen, Betriebswirtschaft, Controlling, Rechnungswesen oder Marketing.

Führungskräfte wollen heutzutage mit Office Manager:innen „auf Augenhöhe“ kommunizieren, was ein Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge sowie strategische Unternehmenskonzepte voraussetzt.

Einen ganz wesentlichen Faktor im Profil eine:r Office Manager:in stellen allerdings die sozialen und persönlichen Kompetenzen dar, die in Zeiten der Digitalisierung und immer weniger direkter Kommunikation noch essenzieller geworden sind. Der/Die Office Manager:in ist eine wichtige Schnittstelle, bei der oft alle „Fäden“ zusammenlaufen. Daher sind ein hohes Maß an Soft Skills wie Flexibilität, Empathie, Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Konfliktmanagement etc. gefragt.

Die Zukunft im Blick

Office Manager:innen tragen langfristig zum Erfolg der Führungskraft und zum gesamten Unternehmenserfolg bei. Fachkräfte für das Office Management werden daher heute nach wie vor stark nachgefragt, egal ob in KMUs, Start-up-Unternehmen oder internationalen Konzernen. Office Professionals erledigen tagtäglich komplexe, abwechslungsreiche, spannende Tätigkeiten – mit einem Wort: Aufgaben, die nie langweilig werden und die viele Möglichkeiten der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung bieten.

Vier Tipps für eine erfolgreiche Karriere im Office Management:

• IT-Skills: Setzen Sie sich laufend mit den neuesten digitalen Tools auseinander!
• Flexibilität: Ihre Aufgaben und Zuständigkeiten werden konstant neu definiert – seien Sie offen für die vielfältigen Herausforderungen!
• Verantwortungsbereitschaft: Zeigen Sie Eigeninitiative und eine proaktive Arbeitsweise, wenn es darum geht, Ihr Aufgabengebiet zu erweitern – zum Beispiel bei der Übernahme von Projekten, Moderation von Teambesprechungen, Projektpräsentationen, Redakteur:in eines Kund:innen-Newsletters, Mentor:in für neue Mitarbeiter:innen etc.
• Weiterbildung: Was gestern aktuell war, ist heute vielleicht schon nicht mehr relevant – bleiben Sie am Ball! Das WIFI Wien bietet beispielsweise verschiedenste zukunftsorientierte und qualitativ hochwertige Ausbildungen im Bereich Office Management und Digitalisierung an – egal ob für Einsteiger:innen oder erfahrene Office Professionals.

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