Soziale Kompetenz im Projektmanagement – der Schlüssel zum Erfolg

Projekte und Programme leiten heißt auch Teams und Einzelpersonen führen. In ihrem Gastbeitrag erklärt Projektmanagement-Expertin Susanne Schwanzer, wie Sie mit lateraler Führung, effektiver Kommunikation und den richtigen Moderationstools die klare Zielausrichtung und die Qualität der Zusammenarbeit in Projekten verbessern.

1. Ein gemeinsames Big Picture wandelt Befürchtungen um in Klarheit und Orientierung

In den meisten Projekten wird mittlerweile hybrid – also sowohl in Präsenz als auch digital – zusammengearbeitet. Teams, die auf mehrere Standorte verteilt sind, Projektteammitglieder mit ein, zwei Arbeitstagen pro Woche im Homeoffice sowie die gestiegene Kompetenz im Umgang mit digitalen Tools bedingen dies. Umso wesentlicher ist für die einzelnen Personen im Projektteam ein gemeinsames Big Picture.

Das bedeutet nicht, einheitlicher Meinung zu sein. Vielmehr geht es darum, die Knackpunkte zu identifizieren: Was gibt Rückenwind – und wer Rückendeckung? Wann wird es stürmisch? Wodurch wird der Erfolg des Projekts bedroht? Wovon hängt er insbesondere ab? Wo sind noch Gestaltungsräume?

Vor und während des Startprozesses – vor allem beim Kick-off – gilt es, „unter dem Tisch“ gärende Bedenken, Zweifel und Skepsis auf den Tisch zu legen. Nur so bekommt die Projektleitung die Möglichkeit, auf kritische Fragen einzugehen und das Verständnis für das Projekt zu vertiefen. Mangelnde Zielklarheit und mangelndes Team Building sind die zwei Faktoren, an denen Projekte am häufigsten scheitern.

Metaphern, wie „der vor Ihnen liegende Weg“, ein Rahmen (was zum Projekt gehört und was außerhalb liegt) sind einfache und wirkungsvolle Visualisierungen. Damit können Fragen beantwortet und Befürchtungen genommen werden. Latente Zweifel werden so in klare Orientierung und motivierende Identifikation umgewandelt.

2. Effiziente Zusammenarbeit funktioniert, je klarer Spielregeln vereinbart – und gelebt werden

Erwartungen an das Projekt variieren oft sogar bei jenen Personen stark, die sich aus dem Unternehmen oder früheren Projekten kennen. Was also gilt nun hier? Wie gehen wir mit Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Aufgaben an den Schnittstellen um? Kann ich mich vertreten lassen? Wie handhaben wir die ohnehin meist sportlichen Zeitrahmen so, dass wir nicht fortlaufend Flaschenhälse produzieren? Tools aus dem Agilen Projektmanagement ermöglichen flexibleres Planen und Controllen – auch wenn ansonsten mit klassischen Arbeitspaketen und Meilensteinen gearbeitet wird. Ganz wesentlich ist: Einmal vereinbaren genügt hier nicht. Es braucht auch bei den Spielregeln ein fortlaufendes Controlling, Sanktionen und Nachschärfung.

3. Meetings sind zentral, um das Verständnis zu erneuern und zu korrigieren, Konflikte zu besprechen sowie Lösungen und Entscheidungen auszuhandeln

Inhaltliche Fortschritte sind durch digitale Projektmanagement-Werkzeuge und Cloud-Zugriff auch außerhalb von Zusammenkünften messbar und abrufbar. Was hingegen – gerade in virtueller und hybrider Zusammenarbeit – oft aus dem Blick gerät, ist die Stimmung der einzelnen und die Qualität ihrer Zusammenarbeit. Mit 360°-Abfragen monitoren Sie die Bedürfnisse und erkennen konflikthafte Themen frühzeitig.

Meetings können und müssen in höherem Maße als früher dafür genutzt werden, (Miss)-Stimmungen und Konflikte sichtbar zu machen und im Team Lösungen für Probleme zu finden. Jede Projektleitung sollte in der Lage sein, rasch ein Meinungsbild unter allen Anwesenden zu erstellen, eine effiziente Diskussion zu moderieren und so zu notwendigen Entscheidungen zu kommen, die im Team mitgetragen werden.

Gastautorin Mag.a Susanne Schwanzer, MSc, arbeitet als Beraterin und Coach für erfolgreiche Projekte. Sie ist Gründerin von www.weichenstellen.com – Team- und Organisationsentwicklung für zukunftsfähige Unternehmen und ihre Teams.

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