Ausbildung zum/zur geprüften Office-Manager:in

Als Office Manager:in sind Sie die Schnittstelle zwischen vielen Unternehmensbereichen. In diesem Lehrgang erarbeiten Sie sich das Wissen für ein kompetentes Office-Management, das Sie für alle Abteilungen zum/zur kompetenten Ansprechpartner:in macht und für die Unternehmensleitung zur Fachkraft, der komplexe Aufgaben übergeben werden können, sowohl als Front Office Manager:in als auch als Back Office Manager:in. Der Lehrgang besteht aus drei Modulen mit Präsenzeinheiten, Distance Learning-Einheiten, die online live stattfinden, und Lernbereichen, welche Sie sich im Selbststudium erarbeiten.

Die drei Module des Lehrgangs umfassen folgende Inhalte:

Modul 1 – Digitale Skills (70 LE)

• Das digitale Office 4.0: Sie lernen, moderne digitale Werkzeuge und Applikationen des Office-Betriebs anzuwenden, digitale Möglichkeiten für Wissensmanagement, Teamwork, die Entlastung von Führungskräften und Kommunikation zu nutzen und die Gefahren und Chancen digitaler Entwicklungen zu verstehen und einzuschätzen.

• IT-Security & Datenschutz: Internetkriminalität wird zu einer immer größeren Bedrohung für Firmen, der E-Mail-Betrug mit Malware, Ransomware und Phishing nimmt zu. Sie lernen, wie Sie sich vor unerwünschtem Zugriff auf Ihre Daten und vor Datenmissbrauch schützen, wie Sie sich vor Datenverlust schützen und wie Sie personenbezogene Daten und Ihre Privatsphäre schützen.

• MS Visio: Sie lernen, wie Sie mit wenig Zeitaufwand professionelle Grafiken, Flussdiagramme, Prozessabläufe, Pläne erstellen können und wie Sie diese in andere Anwendungen integrieren können.

• MS Project: Sie lernen, wie Sie Ihre Projekte effizient und übersichtlich planen können. Zusätzlich können Sie die Funktionen von MS Project zur Überwachung und Analyse professionell einsetzen.

• Digitale Kompetenzen nach dem DigComp 2.3 AT / Kompetenzstufe 4
  Schwerpunkt in den Bereichen "Alltag", "Beruf", "Sicherheit" und "Medienkompetenz"

Modul 2 – Business Skills (100 LE)

• Projektmanagement: Sie erlernen die wichtigsten Vorgehensweisen und Methoden des Projektmanagements - von der Projektdefinition, den Planungsprozessen über die Umsetzung bis zum Projektabschluss. Dabei stehen praxisorientierte Methoden wie der Projektstrukturplan, die Stakeholderanalyse, der Kommunikationsplan, die Risikoanalyse, Zeit- und Ablaufplan und die Kostenplanung im Vordergrund. Die theoretischen Inhalte werden mit praktischen Übungen kombiniert.

• Prozessmanagement: Sie lernen, den Nutzen und die Bedeutung von Prozessen im gesamten Unternehmen zu verstehen, wie Sie Prozesse als wichtiges Werkzeug im modernen Office nutzen und das unternehmensinterne Prozessmanagement unterstützen, Prozesse im Unternehmen implementieren und modellieren, mit Kennzahlen managen und wie Sie Methoden der Prozessverbesserung anwenden.

• Qualitätsmanagement: Sie lernen, Methoden und Werkzeuge des modernen Qualitätsmanagements kennen und anzuwenden, wie Sie das unternehmensinterne Qualitätsmanagement als Office-ManagerIn unterstützen, Anforderungen wichtiger Qualitätsnormen interpretieren, Prozesse des Qualitätswesens und der Auditierung gestalten, interne und externe Audits unterstützen und Fehlerkulturen in Unternehmen erkennen.

• Strategisches Management: Sie lernen, Strategien von Visionen und Missionen zu unterscheiden, den Strategiemanagementprozess zu gestalten und zu unterstützen, strategische Evaluierungskonzepte (SWOT) und Controllingwerkzeuge (BSC) anzuwenden, und aktuelle Beispiele von Visionen, Missionen, Strategien und Balanced Scorecards hinsichtlich Aussagekraft und Brauchbarkeit einzuschätzen.

• Finanzmanagement und Controlling: Sie lernen, finanztechnische Begriffe, Grundbegriffe und Methoden der Finanzierung und Investition, die Begriffe wie Gewinn und Verlustrechnung zu verstehen, einfache Deckungsbeitragsrechnungen und Break-Even-Rechnungen durchzuführen und den Unternehmenserfolg zu bewerten.

• Changemanagement und Organisationsentwicklung (mittels E-Learning im Selbststudium): Sie lernen, Organisationsmuster zu erkennen, Veränderungen in Organisationen zu verstehen und zu unterstützen, Aufbau- und Ablauforganisationen zu unterscheiden und zu beschreiben, die Entwicklung von Aufbau-Organisationen zu hinterfragen und in den Kontext strategischer und operativer Veränderung zu stellen.

• Personalmanagement: Sie erarbeiten sich Basiskenntnisse zum Thema Personalmanagement, zu Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalentwicklung, Personalkosten und Personalabbau. Sie lernen, welche Inhalte ein Stellen- und Anforderungsprofil enthält, welche Vor- bzw. Nachteile die externe und interne Beschaffung haben, was Personalmarketing ist und wie Sie Führungskräfte bei der Personalsuche effizient unterstützen können. Sie lernen die notwendigen Schritte beim Eintritt von MitarbeiterInnen, die Inhalte von Dienstverträgen und die Gestaltungsmöglichkeiten eines Onboarding-Prozesses kennen.

• Marketing: Sie beschäftigen sich mit den Grundbegriffen des Marketings und der Bedeutung des Marketings für den Erfolg von
  Unternehmen. Sie bekommen einen Überblick über die Marketing-Instrumente, von Blogs bis hin zu Influencer Marketing. Anhand praktischer Beispiele und aktueller Entwicklungen werden Denkansätze, welche hinter einer erfolgreichen Kampagne und dem effizienten Einsatz div. Instrumente stehen, vermittelt.

• Public Relations: Sie erarbeiten sich einen Überblick über die strategische und konzeptionelle Öffentlichkeits- und Pressearbeit und lernen, wie Sie PR-Instrumente bedarfsorientiert in Ihrem beruflichen Aufgabenbereich einsetzen können. Sie befassen sich mit Corporate Identity-Politik, PR-Konzeption und Methoden und Maßnahmen der internen PR, der Medienlandschaft in Österreich, dem Aufbau von Medienkontakten, dem richtigen Umgang mit Journalisten und mit den klassischen Offline-Tools wie Presseaussendung und Pressekonferenz. Sie trainieren Textieren für Presseaussendungen, für Online-PR und den richtigen Einsatz von Blogs, Facebook, Twitter & Co.

• Eventmanagement: Sie lernen, wie Sie Events erlebnisorientiert inszenieren und mit strategischer Planung und professioneller Durchführung zum Erfolg führen: von Konzeption, Dramaturgie und Inszenierung, Auswahlkriterien für außergewöhnliche Event Locations, Einladungsverfahren in Print und Social Media, Kooperation mit externen Partnern, behördlichen Auflagen, Sponsoring, Event Controlling bis zu Event-Nachbereitung und aktuellen Trends in der Eventbranche.

• Teamleadership: Sie erfahren, was produktive Teams auszeichnet und welche Konflikte Teamarbeit mit sich bringen kann: wie Konflikte entstehen und gelöst oder bearbeitet werden können. Dazu lernen Sie Grundlagen der Kommunikation, des Umgangs mit Veränderung, der Teamentwicklung, Gruppendynamik, Motivation, Führung und Organisationskultur kennen. Sie erstellen und präsentieren eine kurze Organisationsanalyse und reflektieren den Arbeitsprozess.

• Erfolgsfaktor Persönlichkeit: Sie lernen, worauf Sie bei Körpersprache achten müssen, gekonnt Small Talk zu führen, korrekte Umgangsformen im Office und wie Sie auf Ihre Work Life Balance achten.

• Präsentationstechnik: Sie lernen, bei Präsentationen sicher und souverän aufzutreten, wie Sie den perfekten Einstieg in Ihre Präsentation finden, durch mentale Techniken mit Lampenfieber umgehen und wie Sie Ihr Selbstbewusstsein stärken. Sie erhalten Inputs für eine lebendige und professionelle Gestaltung Ihrer Präsentation, den bewussten Einsatz von Körpersprache und Stimme, das Zeitmanagement und den Umgang mit Pannen und Störungen. Sie führen eine Probe-Präsentation über Ihre Projektarbeit durch und erhalten dazu Feedback von der Trainerin und den KursteilnehmerInnen.

Nach Absolvierung des Lehrgangs:

• haben Sie Ihre Digitalen, Business und Personal Skills ausgebaut und sind dadurch optimal auf Aufgaben als Office Manager:in vorbereitet.
• haben Sie einen Einblick in die Abläufe eines Unternehmens und das Zusammenspiel der Akteur:innen erhalten.
• haben Sie sich Fachwissen in den Bereichen Personal-, Projekt-, Event-, Qualitäts-, Finanz- und Prozessmanagement, Marketing und Public Relations erarbeitet und können das Management in diesen Bereichen unterstützen.
• können Sie moderne digitale Tools für die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzen.
• haben Sie Ihr Wissen über digitale Tools auf den neusten Stand gebracht und können diese sicher und effizient im Arbeitsalltag für die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzen.
• haben Sie Ihre sozialen und persönlichen Kompetenzen erweitert.
• kennen Sie Techniken des Teamleaderships.
• können Sie professionell Präsentationen gestalten und durchführen.

• Personen, die einen Karrieresprung im Unternehmen als Office-Manager:in anstreben.
• Personen, die bereits Erfahrung in der Office-Assistenz mitbringen.
• Personen, die bereits im Office-Management tätig sind und für ihr Fachwissen einen in der Wirtschaft anerkannten Nachweis anstreben.

• der Besuch der kostenlosen Informationsveranstaltung
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse
• EDV-Kenntnisse
• kaufmännische Grundkenntnisse
• ein Aufnahmegespräch (Veranstaltungsnummer 20112)
• mindestens 2 Jahre Praxis in der Assistenzfunktion (Sekretariatspraxis) oder 2 Jahre Sachbearbeiterkompetenz sind Voraussetzung und mittels Lebenslauf und Dienstzeugnissen nachzuweisen. Lebenslauf und Dienstzeugnisse können zur Informationsveranstaltung und müssen zum Aufnahmegespräch mitgebracht werden.

• Sie schließen den Lehrgang mit einer Projektarbeit und einer mündlichen Prüfung ab.
• Für Ihre Projektarbeit wählen Sie in Absprache mit Ihren Trainer:innen - und sofern möglich - ein Projekt aus Ihrem Betrieb, das Sie bereits umgesetzt haben oder umsetzen möchten und dokumentieren es so, dass Sie einen Leitfaden für seine Umsetzung schaffen. Bei der Erstellung Ihrer Projektarbeit im Umfang von 25-30 Seiten werden Sie von einem/r Trainer:in betreut. Die Projektarbeit muss bis 14 Tage vor Kursende fertiggestellt und abgegeben werden. Bitte planen Sie den Zeitaufwand dafür - zusätzlich zu den Kursterminen - ein.
• Eine positive Beurteilung der Projektarbeit ist Voraussetzung für den Antritt zur mündlichen Prüfung.
• Bei der mündlichen Prüfung präsentieren Sie Ihre Projektarbeit (Dauer ca. zehn Minuten) und beantworten anschließend eventuelle Fragen dazu. Danach folgt eine Prüfung über den Lehrstoff des Lehrgangs.

Bei erfolgreichem Abschluss erhalten Sie ein Zeugnis und ein Diplom. Für die Abschlussprüfung ist eine Anmeldung erforderlich: Prüfung zum/zur geprüften Office-Manager:in | WIFI Wien